السكرتارية

السكرتارية

الواجبات و المسئوليات

  • الإشراف على المكتب وتنظيم نشاطه وإجراءاته وتحديث ملفاته .
  • القيام بتحضير مجلس ( القسم او الوحدة )ومتابعة موضوعاته وعرض الموضوعات المطلوب عرضها على مجلس الكلية

.الإشراف على أعمال الصادر والوارد من والي المكتب.

  • عرض الموضوعات السرية وتنفيذ ما يؤشر عليها سواء بالحفظ أو الإحالة إلى الجهة المختصة ومتابعته .
  • القيام بتجهيز لجان المكتب وعمل المحاضر الخاصة بها وتصدير القرارات الى ا.د / عميد الكلية للموافقة وعرضها على مجلس الكلية.
  • متابعة تنفيذ تعليمات وموافقات الأستاذ الدكتور مدير المكتب والخاصة بالمذكرات والموضوعات التى تعرض على سيادته.
  • متابعة مكاتب السادة رؤساء الأقسام لتنظيم الاجتماعات والمقابلات مع السيد الأستاذ مدير المكتب
  • متابعة أعما لسكرتارية مجالس الأقسام المختلفة بالكلية .
  • الحفظ والنسخ وطبع وتوزيع الأعمال التى تطلب ذلك .
  • حفظ الوثائق الخاصة بالوحدة بملفاتها.
  • حفظ القرارات الوزارية وقرارات رئيس الجامعة وقرارات المجلس لأعلى للجامعات والكتب الدورية.
  • الإشراف على المكتب وتنظيم نشاطه وإجراءاته وتحديث ملفاته .
  • القيام بتحضير مجلس ( القسم او الوحدة ) ومتابعة موضوعاته وعرض الموضوعات المطلوب عرضها على مجلس الكلية

الإشراف على أعمال الصادر والوارد من والي المكتب.

  • عرض الموضوعات السرية وتنفيذ ما يؤشر عليها سواء بالحفظ أو الإحالة إلي لجهة المختصة ومتابعته .
  • القيام بتجهيز لجان المكتب وعمل المحاضر الخاصة بها وتصدير القرارات الى ا.د / عميد الكلية للموافقة وعرضها على مجلس الكلية.
  • متابعة تنفيذ تعليمات وموافقات الأستاذ الدكتور مدير المكتب والخاصة بالمذكرات والموضوعات التى تعرض على سيادته.
  • متابعة مكاتب السادة رؤساء الأقسام لتنظيم الاجتماعات والمقابلات مع السيد الأستاذ مدير المكتب
  • متابعة أعمال سكرتارية مجالس الأقسام المختلفة بالكلية .
  • الحفظ والنسخ وطبع وتوزيع الأعمال التى تطلب ذلك .
  • حفظ الوثائق الخاصة بالوحدة بملفاتها.
  • حفظ القرارات الوزارية وقرارات رئيس الجامعة وقرارات المجلس الأعلى للجامعات والكتب الدورية.

.عمل الاتصالات اللازمة التى يتطلبها العمل بالمكتب تنظيم الجدول الزمني الخاص بالمقابلات والمواعيد والاجتماعات الخاصة بالمكتب.القيام بكافة الأعمال التى تطلب منه .

مهام سكرتارية الأقسام

1  –  القيام بعمل ساعة التدريس و بدلات السفر لأعضاء هيئة التدريس المنتدبين للتدريس والتصحيح علي مدار العام

2- القيام بعمل استمارات تصحيح امتحانات للطلاب والدراسات العليا علي مدار العام ، وساعات النصاب والجودة لأعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم

3 – القيام بعمل تشكيل امتحانات الدراسات العليا

4-  انتدابات أعضاء هيئة التدريس للمنتدبين

5- القيام بعمل التشكيلات الخاصة بالطلاب في الأدوار التالية : يناير-  مايو – سبتمبر وعمل انتدابات أعضاء هيئة التدريس الخاصة بالطلاب

بالإضافة الي الأعمال الإدارية الخاصة بالسكرتارية.