نظام الإدارة الإلكترونية للاجتماعات "اجتماع" عبارة عن تطبيق إلكتروني من إنتاج جامعة جنوب الوادي خلال العام الجامعي (2020/2021)، تم إعداده في سياق خطة التحول الرقمي للجامعة، حيث يمكن من إدارة الاجتماعات الجامعية (مجالس/لجان) بطريقة آلية شاملة الأرشفة الإلكترونية، واسترجاع البيانات، والبحث عن موضوعات محددة، وإعداد أجندة الاجتماعات، وإرسال الدعوات بطريقة آلية، وتأكيد الحضور أو الاعتذار المسبق، وحساب نسبة الأصوات حول موضوع محدد (موافق/غير موافق)، وتأجيل الاجتماعات وتغيير موعدها وتوقيتها ومكانها، وما إلى ذلك من التفاصيل.

كما يتيح النظام إعداد حساب إلكتروني لأي مجلس أو لجنة داخل الجامعة بشرط وجود قرار تشكيل لهذا المجلس أو اللجنة. كما يضمن النظام جودة تنفيذ الاجتماعات من خلال ضبط صلاحية دخول الأعضاء حيث لا يتيح للعضو المنتهية صلاحية عضويته الدخول على النظام أو من بلغ سن التقاعد إلا إذا تم تمديد الصلاحية له من المدير التقني للنظام أو أمين المجلس/اللجنة وذلك وفق قرار من السلطة المختصة.

كما أن مخرجات النظام عبارة عن محاضر اجتماعات تُعد وتُعتمد وترسل إلى الجهات المعنية (حسب الموضوعات التي تخصها فقط) بطريقة آلية. كما يتم حساب واعتماد بدلات حضور الجلسات للأعضاء بطريقة آلية أيضاً وترسل إلى الإدارة المالية للصرف.

والجدير بالذكر أن هذا النظام قد أدى إلى الاستغناء عن:

1. الدعوات الورقية للاجتماعات.
2. دعوات الواتس آب للاجتماعات.
3. كتابة المحاضر والأوراق والأحبار والمراسلين.
4. الخطابات التنفيذية الورقية إلى الجهات المعنية بقرارات المجلس.

كما عالج النظام المشكلات التالية:

1. الالتباس الخاص بتغيير تاريخ/وقت/مكان الاجتماع.
2. مشاركة غير قانونية للأعضاء الذين انتهت فترة عضويتهم.
3. مشاركة غير قانونية للأعضاء الذين بلغوا سن التقاعد.
4. نسيان القرارات القديمة واتخاذ قرارات جديدة عكس القديمة دون انتباه إليها نظراً لغياب الذاكرة الخاصة بالمجالس/اللجان.