يكون التقدم لهذه الجائزة إجبارياً لجميع الأقسام العلمية التي ينطبق على كلياتها شروط التقدم للاعتماد المؤسسي للهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد (الكليات التي لديها 4 برامج فأقل).
أن يكون القسم مطبقًا لنظم الاتصالات الإدارية (تطبيق اجتماع- مسك) في مراسلاته مع إدارات الجامعة.
أن يكون للقسم موقع إلكتروني على شبكة الإنترنت يحدّث بشكل دوري.
ألا يكون أحد من أعضاء هيئة التدريس بفريق إعداد ملف التقدم للقسم في الجائزة من أعضاء لجنة إدارة الجائزة بالجامعة أو اللجان الفرعية المنبثقة منها.
ألا يكون القسم قد سبق له الفوز بالجائزة خلال العام السابق (لدورات الجائزة خلال الأعوام المقبلة).
