– المرحلة الأولي: التقدم للجائزة إلكترونيا باستيفاء طلب الترشح ورفع المرفقات المطلوبة على الموقع المحدد من قبل الجائزة.
– المرحلة الثانية: التقييم المبدئي لطلبات الترشح وإعداد القائمة المبدئية لطلبات الترشح المستوفاة.
– المرحلة الثالثة: يكون مستوى التقييم بالجائزة على مستوى الكلية/ الإدارة المركزية بحيث يتم التقييم على مستوى الكلية/ الإدارة المركزية في البداية ليتم اختيار أفضل إدارة فرعية على مستوى كل كلية/ إدارة مركزية وهي الحاصلة على الأعلى درجة/ تقييماً من بين الإدارات المتقدمة.
– المرحلة الرابعة: يتم التقييم على مستوى الجامعة بحيث يتم اختيار أفضل ثلاثة إدارات فرعية على مستوى الجامعة وهي الأعلى تقييماً/ درجة من بين أفضل الإدارات الفرعية على مستوى الكليات/ الإدارة المركزية.