– موافقة لجنة العلاقات الثقافية بالكلية ( إن وجد)

   – موافقة مجلس الكلية / عميد الكلية

   – ترفع  الموافقات السابقة الى السيد أ0د/ نائب رئيس الجامعة للدراسات  العليا

   – تحال الى الإدارة العامة للعلاقات العلمية والثقافية للدراسة والعرض على مجلس الدراسات العليا والبحوث

   – ترفع الموافقات بعد دراستها وإستيفائها الى  السيد أ0د/ رئيس الجامعة للعرض على مجلس الجامعة

   – يتم  مخاطبة وزارة الخارجية  للموافقة من الناحية السياسية

   – يتم مخاطبة وزارة التعليم العالى للموافقات الأمنية .

   – إستمارة بيانات   المؤتمر (نموذج      )

   – نشرة المؤتمر (brochure )

   – بيان بالمشاركين من خارج جمهورية مصر العربية موضحا به الأسم   ـ الجنسية   ـ الدولة  ـ رقم جواز السفر )

   – بيان بالميزانية التقديرية للموؤتمر (  نموذج )