أعمال الأقسام بالوحدة الحسابية
رئيس قسم الحسابات
- تقع هذه الوظيفة على قمة وظائف قسم الحسابات بالكليات.
- يختص شاغل الوظيفة بالإشراف على قسم الحسابات .
الواجبات والمسئوليات:
- يخضع شاغل الوظيفة للإشراف العام لمدير إدارة الحسابات والمراجعة.
- الإشراف على العاملين بالدرجات الأدنى وتوجيههم ومتابعة تنفيذهم للأعمال.
- متابعة إعداد الخطط والبرامج التي تحقق دور الكلية في المجتمع وتنمية البيئة.
- متابعة تنفيذ أحكام قوانين ولوائح الشئون المالية.
- الإشراف على لجان فتح مظاريف المناقصات وتسلم التأمينات التي تقدم فيها.
- متابعة أعمال التسوية الخاصة بالمطالبات الواردة بعد متابعتها واتخاذ إجراء الصرف اذا ترتب عليها صرف المبالغ.
- متابعة دفتر اليومية العامة واستخراج الحسب اليومية.
- متابعة تجميع مواد مشروع الموازنة وتبويبها وعرضها على مجلس الكلية.
- الإشراف على سجلات الوظائف لأعضاء هيئة التدريس والعاملين.
- متابعة المناقصات المالية المختلفة الواردة للكلية.
- متابعة جميع الأعمال والبحوث الخاصة بالشئون المالية ومتابعة تنفيذها طبقا للأحكام المالية.
- القيام بما يسند اليه من أعمال أخرى مماثلة.
رئيس قسم المراجعة
- يخضع شاغل الوظيفة للتوجيه العام للإشراف العام لمدير الحسابات .
الواجبات والمسئوليات:
- الإشراف على العاملين بالدرجات الأدنى و توجيههم و متابعة تنفيذهم للأعمال.
- متابعة تنفيذ أحكام قوانين و لوائح الشئون المالية.
- إعداد الخطط و البرامج التى تحقق دور الكلية فى المجتمع و تنمية البيئة.
- الإشراف على مراجعة كافة مستندات الصرف و مراجعة المعاشات و الإعانات و كافة انواع المكافآت.
- الإشراف على مراجعة كشوف البنوك و الحسابات الجارية و عمل التسويات اللازمة بها.
- الإشراف على مراجعة قائمة المتحصلات و مراجعة سدادها و سداد أرصدة الحسابات النقدية و إجراء التسويات الخاصة بها.
- الإشراف على مراجعة دفاتر المتحصلات و التأشير عليها بذلك.
- متابعة المناقصات المالية المختلفة الواردة إلى الوحدة الحسابية و الرد عليها.
- متابعة جميع الأعمال و البحوث الخاصة بالشئون المالية و متابعة تنفيذها طبقا للأحكام المالية.
- إعداد خطط الموازنة و تبويبها و مراقبة الأرصدة.
- الإشراف على لجان فتح المظاريف و المناقصات و استلام التأمينات التى تقدم عنها.
- متابعة أعمال التسويات الخاصة بالمطالبات الواردة بعد متابعة اتخاذ إجراءات الصرف.
- الإشراف على سجلات الوظائف للعاملين و أعضاء هيئة التدريس (مرتبات – مكافآت).
- متابعة خصم اشتراكات أعضاء هيئة التدريس و العاملين الخاصة بصندوق التكافل للعاملين بالجامعة.
- القيام بما يسند إليه من أعمال اخرى مماثلة.
رئيس قسم الشطب (الميكنة)
- يخضع شاغل الوظيفة للإشراف العام لمدير الحسابات.
– الإشراف على العاملين بالدرجات الأدنى و توجيههم و متابعة تنفيذهم للأعمال.
– متابعة تنفيذ القوانين و اللوائح و القرارات المالية.
– متابعة دفاتر اليومية العامة و استخراج السحب اليومية و كذلك متابعة دفاتر التسويات العامة.
– متابعة تجميع مواد مشروع الموازنة و تبويبها و عرضها على مجلس الكلية.
– الإشراف على سجلات الأبواب (أول- ثاني- إيرادات).
– الإشراف على سجلات الدائنة المتنوعة و الدائنة تحت التسوية.
– متابعة جميع الأعمال و البحوث الخاصة بالشئون المالية و متابعة تنفيذها طبقا للأحكام المالية.
– الإشراف على إعداد الحساب الختامي للوحدة الحسابية.
– القيام بما يسند إليه من أعمال أخرى مماثلة.
رئيس قسم الدفع و التحصيل
- يخضع شاغل الوظيفة للإشراف العام لمدير إدارة الحسابات.
- متابعة استخراج بطاقات الائتمان لجميع العاملين و أعضاء هيئة التدريس التابعين للوحدة الحسابية.
- دفع مستحقات جميع العاملين و أعضاء هيئة التدريس و المنتدبين من الخارج و مستحقات الموردين المتعاملين مع الوحدة الحسابية من الداخل و الخارج الكترونيا.
- متابعة متحصلات الطلاب من المصروفات و سدادها إلى الجهات الخاصة بتلك المتحصلات.
- متابعة حسابات الدفع الالكتروني و الدفاتر الخاصة بذلك و مطابقتها مع تسويات الدفع الإلكتروني.
- متابعة أوامر الدفع الواردة و الصادرة و إدراجها فى دفاتر أوامر الدفع الواردة.
- عمل المناقلات على الحسابات المختلفة.
- القيام بما يسند إليه من أعمال أخرى مماثلة.
رئيس قسم الأضابير
- يخضع شاغل الوظيفة للتوجيه العام للإشراف العام لمدير الحسابات.
- متابعة تنفيذ أحكام قوانين و لوائح الشئون المالية.
- استلام جميع الاستمارات و كشوف التسويات الواردة إلى الوحدة الحسابية و إدراجها بالدفاتر الخاصة بذلك.
- تحرير استمارة (101) سايرة من واقع استمارات الصرف و كشوف التسويات.
- حفظ مستندات الصرف و مستندات التسويات فى أضابير بعد تبويبها فى خيارات خاصة بكل باب على حدة.
- الاشراف على المراجعة الشهرية للأضابير و إرسالها إلى الجهاز المركزي للمحاسبات.
- القيام بما يسند إليه من أعمال أخرى مماثلة.
رئيس قسم الخزينة
- تقع هذه الوظيفة بالكليات والمعاهد ووحدات الجامعة المختلفة.
- يختص شاغل الوظيفة بالإشراف على الخزينة .
الواجبات والمسئوليات:
- يخضع شاغل الوظيفة للإشراف العام لمدير الإدارة أو أمين المعهد المختص.
- الإشراف على العاملين بالدرجات الأدنى وتوجيههم ومتابعة تنفيذ للأعمال.
- الإشراف على صرف المرتبات والمعاشات والمكافأة للعاملين وأعضاء هيئة التدريس.
- الإشراف على إجراء الصرف من السلف المستديمة والسلف الخاصة بكوبونات اليونسكو.
- الإشراف على الصرف من السلف المؤقتة.
- متابعة إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نشاط الخزينة.
- الإشراف على أعمال تحصيل مصاريف الطلاب بالكلية أو المعهد.
- الإشراف على أعمال تحصيل الشيكات من البنك.
- الإشراف على الدفاتر والسجلات التى تحددها اللوائح والقوانين.
- القيام بما يسند اليه من أعمال اخرى مماثلة.
(ا) قسم المراجعة: يمسك قسم المراجعة بإدارة الحسابات سجلات لأجور ومكافآت وحوافز العاملين وغيرها أسوة بما هو متبع بإدارة شئون العاملين علي أن تخصص لكل كلية سجلا أو أكثر حسب الأحوال .
كما تمسك سجلات السادة أعضاء التدريس والعاملين المنتدبين لنفس الغرض واهم أعمالها
(1) مراجعة جميع مستندات الصرف الخاصة بجميع الكليات التابعة للوحدة الحسابية
باب أول – باب ثاني – دائنة – مدينة .
(2) عمل جميع التسويات الخاصة لكليات الطب والطب البيطري والزراعة باب أول – باب ثاني – دائنة – مدينة – شيكات تحت التحصيل – نقدية تحت التسوية .
(3) مراجعة دفتر قسائم التحصيل (33ع.ح) الخاصة بجميع الكليات التابعة للوحدة الحسابية
(4) المسؤولية الكاملة علي ما يتم صرفة من اعتمادات الطب والطب البيطري والزراعة وطب الاسنان والصيدلة
والعلاج الطبيعى في حدود الاعتماد المدرجة والمخصصة لكل كلية .
(5) عمل جميع التسويات الخاصة بحساب البنك المركزي وبنك الاستثمار.
(6) الرد علي مناقصات الجهاز المركزي – المديرية المالية .
(7) الاشتراك في اللجان الخاصة بالمناقصات والمزايدات طبقا للقانون (89) لسنة (98).
(ب) قسم الشطب :
يتم التسجيل في السجلات والدفاتر الآتية :-
(1) دفتر قيد طلبات الصرف الواردة استمارة 55 ع.ح .
(2) دفتر اليومية العامة لاستمارات الصرف 224 ع.ح .
(3) دفتر اليومية العامة للتسويات استمارة 224 ع.ح .
(4) دفتر حساب الإيرادات 81 ع.ح .
(5) دفتر حساب المصروفات 81 ع.ح وينقسم إلي سجل مصروفات 81 ع ح لكل كلية على حدة
(6) دفتر حساب النقدية 78 ع.ح .
(7) دفتر حساب الشيكات المصرفية 56 ع.ح .
(8) دفتر حساب شيكات تحت التحصيل 78 ع.ح .
(9) دفتر حساب النقدية تحت التسوية 78 ع.ح .
(10) دفتر حساب البنك المركزي 78 ع.ح .
(11) دفتر حساب الكفالات 78 ع.ح .
(12) دفتر الحسابات الجارية المدينة 39 ع.ح .
(13) الحسابات الجارية الدائنة (أجمالي) 71 ع.ح .
(14) دفتر حساب التأمينات المؤقتة مقابل خطابات ضمان 78 ع.ح .
(15) دفتر حساب التأمينات النهائية مقابل خطاب ضمان 78 ع.ح .
(16) دفتر مفردات الحسابات الجارية الدائنة 39 ع.ح .
(17) دفتر أجمالي الحسابات النظامية المدينة 71 مكرر ع.ح .
(18) دفتر أجمالي الحسابات النظامية الدائنة 71 مكرر ع.ح .
(19) دفتر جاري الجزاءات .
**ويقوم قسم الشطب بالإضافة إلي التسجيل في تلك السجلات بعمل الأتى:
(أ) حساب المتابعة المالية الشهرية التقريبي .
(ب) الحساب المالي الشهري.
(ت) الحساب المالي الربع سنوي .
(ث) الحساب الختامي السنوي .
(ج) أعمال الدفع الالكترونى لجميع مستحقات العاملين بالكليات التابعة للوحدة الحسابية
(ح) تسجيل الاستمارت على نظام ATMميكنة الوحدات الحسابية ومطابقتها مع المجموعة الدفترية مع عمل
الاستمارة 75 ع ح المميكنة على هذا النظام .
(ج) قسم الشيكات المصرفية والصرف :
1. تحرير جميع الشيكات بجميع أنواعها .
2. تسليم الشيكات إلي أدارة المحفوظات لتصديرها بعد ضبط ميزان المراجعة اليومي.
3. أمساك سجل لتصدير الشيكات تثبت فيه الشيكات من واقع أرقامها المطبوعة .
4. أعمال الدفع الألكترونى الخاص بجميع السادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بجميع الكليات التابعة للوحدة
الحسابية .
(د) قسم الاضابير :
1.تسلم مستندات الصرف وكشوف التسويات إلي قسم الاضابير
2.يقوم الموظف المختص بتحرير استمارة (101) سايره من واقع استمارات الصرف وكشوف التسويات.
3.حفظ مستندات الصرف ومستندات التسوية.