مـكتـب العميــــد

رئيس قسم مكتب عميد الكلية

• تقع هذه الوظيفة بالكليات.
• يختص شاغل الوظيفة بالإشراف على مكتب العميد.

الواجبات والمسئوليات:

• يخضع شاغل الوظيفة للتوجيه العام لعميد الكلية.
• الإشراف على العاملين بالدرجات الأدنى وتوجيههم ومتابعة تنفيذهم للأعمال.
• الإشراف على دراسة الموضوعات قبل عرضها على عميد الكلية.
• الإشراف على الدراسات والبحوث التى يرى عميد الكلية تكليف المكتب بها.
• الإشراف على تنظيم المقابلات الخاصة بالعميد والاتصالات التليفونية.
• متابعة تنظيم الصادر والوارد والنسخ والتحرير.
• متابعة تصنيف وحفظ قرارات اللجان المختلفة بالكلية وقرارات مجلس الكلية.
• الإشراف على إعداد الموضوعات المطلوب عرضها على عميد الكلية ومجلس الكلية وتنسيق جدول الأعمال.
• متابعة تنفيذ قرارات مجلس الكلية ومجلس الجامعة والمجلس الأعلى للجامعات.
• متابعة الأعمال الإحصائية المتعلقة بالكلية وتجميعها وإبلاغها للجهات المختصة.
• القيام بأعمال سكرتارية مجلس الكلية.
• القيام بما يسند إليه من أعمال اخرى مماثلة.

مهــام المكتـب :

1.إنشاء ملفات خاصة لكل عمل على حدة : ملفات بحافظات ورقية للعودة إليها عند الحاجة و ملفات ديجتال “حفظ على الحاسب الآلي ” .
2.إنشاء ملفات أخرى (حافظات ورقية + ملفات كمبيوتر ) للسادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالكلية تحتوى على المعلومات الخاصة بهم.
3.استقبال المكاتبات الواردة من الجهات الخارجية سواء داخل الجامعة أو خارجها ثم تسجيلها بدفاترالوارد .
4.عرض هذه المكاتبات على السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية للإطلاع والتوقيع ثم إعادة توزيعها على إدارات الكلية كلاً فيما يخصه بعد أخذ صور ضوئية منها للحفظ.
5.كتابة المكاتبات الصادرة والموقعة من السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية وتسجيلها في دفاتر الصادر ثم توزيعها إلى الجهات المعنية .
6.استقبال المكالمات التليفونية والفاكسات الواردة والرد عليها في حالة وجود إجابات للسائل وتسجيلها في سجل خاص للعرض على السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية.
7.متابعة تنفيذ تعليمات السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية فيما يخص إدارات الكلية وإعداد تقارير دورية عن ما تم إنجازه والمراحل التي وصلت إليها الأعمال التي لم تنجز .
8.متابعة إدارة العلاقات العامة بالجامعة بصفة دورية للاستفسار عن الحالات الاجتماعية الخاصة بالسادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالكلية فيما يخص بزملائهم بالجامعة .
9.القيام بتجهيز جداول أعمال الاجتماعات التى تتم تحت رئاسة السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية
10.مسئول عن (مجلس إدارة المستشفى الجامعى – مجلس إدارة صندوق تحسين الخدمة بالمستشفى الجامعى – صندوق علاج للسادة أعضاء هيئة التدريس ) وحضور هذه الاجتماعات وتسجيل مايدور بها ثم صياغة هذه الاجتماعات فى شكل محاضر
11.متابعة اعتماد محاضر هذه الاجتماعات من قبل السيد الأستاذ الدكتور / رئيس الجامعة وكتابة الأوامر والقرارات التنفيذية الخاصة بهذه القرارات وتوزيعها على الإدارات المختلفة .
12.استقبال وإرسال الرسائل بالبريد الإلكترونى الخاص بالسيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية لمتابعة المراسلات الخاصه به والتى منها الرسائل القادمة من المجلس الأعلى للجامعات ولجنة قطاع الدراسات الطبية.
13.المشاركة فى التنظيم والاعداد لكافة الندوات واللقاءات والمشروعات البحثية التى تنظمها الكلية .

مهــام المكتـب :

1.إنشاء ملفات خاصة لكل عمل على حدة : ملفات بحافظات ورقية للعودة إليها عند الحاجة و ملفات ديجتال “حفظ على الحاسب الآلي ” .
2.إنشاء ملفات أخرى (حافظات ورقية + ملفات كمبيوتر ) للسادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالكلية تحتوى على المعلومات الخاصة بهم.
3.استقبال المكاتبات الواردة من الجهات الخارجية سواء داخل الجامعة أو خارجها ثم تسجيلها بدفاترالوارد .
4.عرض هذه المكاتبات على السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية للإطلاع والتوقيع ثم إعادة توزيعها على إدارات الكلية كلاً فيما يخصه بعد أخذ صور ضوئية منها للحفظ.
5.كتابة المكاتبات الصادرة والموقعة من السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية وتسجيلها في دفاتر الصادر ثم توزيعها إلى الجهات المعنية .
6.استقبال المكالمات التليفونية والفاكسات الواردة والرد عليها في حالة وجود إجابات للسائل وتسجيلها في سجل خاص للعرض على السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية.
7.متابعة تنفيذ تعليمات السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية فيما يخص إدارات الكلية وإعداد تقارير دورية عن ما تم إنجازه والمراحل التي وصلت إليها الأعمال التي لم تنجز .
8.متابعة إدارة العلاقات العامة بالجامعة بصفة دورية للاستفسار عن الحالات الاجتماعية الخاصة بالسادة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالكلية فيما يخص بزملائهم بالجامعة .
9.القيام بتجهيز جداول أعمال الاجتماعات التى تتم تحت رئاسة السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية
10.مسئول عن (مجلس إدارة المستشفى الجامعى – مجلس إدارة صندوق تحسين الخدمة بالمستشفى الجامعى – صندوق علاج للسادة أعضاء هيئة التدريس ) وحضور هذه الاجتماعات وتسجيل مايدور بها ثم صياغة هذه الاجتماعات فى شكل محاضر
11.متابعة اعتماد محاضر هذه الاجتماعات من قبل السيد الأستاذ الدكتور / رئيس الجامعة وكتابة الأوامر والقرارات التنفيذية الخاصة بهذه القرارات وتوزيعها على الإدارات المختلفة .
12.استقبال وإرسال الرسائل بالبريد الإلكترونى الخاص بالسيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية لمتابعة المراسلات الخاصه به والتى منها الرسائل القادمة من المجلس الأعلى للجامعات ولجنة قطاع الدراسات الطبية.
13.المشاركة فى التنظيم والاعداد لكافة الندوات واللقاءات والمشروعات البحثية التى تنظمها الكلية .